El protocolo familiar, herramienta clave para la supervivencia empresarial

Una empresa familiar es aquella que pertenece a los miembros de una o varias familias, que, además de gobernarla, tienen como objetivo mantener la propiedad de esta.

Las compañías familiares son más complejas, ya que, a la dificultad intrínseca de toda empresa como sistema, se le une otro sistema no menos complejo, que es la familia.

Como punto favorable, las empresas familiares suelen tener unos valores más fuertes y muy asumidos por todos los miembros de la familia, que los han vivido casi desde la cuna. La cuestión para cada individuo sería buscar el equilibrio, cómo encontrar el lugar dentro del sistema familiar y de sus valores, sin renunciar a ser uno mismo.

Las personas que están en el entorno de una empresa familiar pueden jugar varios roles, en particular los siguientes:

• Miembros de la familia, siendo padres, hijos, yernos, cuñados, etc.

• Empleados o ejecutivos de la empresa.

• Miembros del consejo o administradores.

• Socios de la empresa.

Cada individuo podrá tener uno, varios o incluso todos estos papeles; a medida que alguien juegue más papeles, es más complejo gestionar su posición y es más difícil saber en concepto de qué se actúa en cada situación. Lo ideal sería no adoptar más de un papel en un momento del tiempo.

En un contexto tan complejo, el protocolo familiar es una herramienta indispensable, ya que establece las reglas de juego, minimizando los posibles conflictos futuros, tanto en el seno de la empresa, como en la propia familia.

Cada familia debe desarrollar su protocolo, hablando mucho, de lo que son y de lo que quieren ser para el futuro, como personas y como miembros de la familia, como profesionales y como accionistas, con la máxima sinceridad y sin complejos; lo habitual es que se cuente con ayuda y mediación externa en este proceso, que no es en absoluto fácil. Lo que sí está claro es que merece la pena el esfuerzo por definir las reglas, antes de que sucedan los problemas. Cuando los problemas ya han llegado y el ambiente se ha enrarecido, será más complicado llegar a acuerdos.

Entre los aspectos que habitualmente aborda el protocolo familiar están los siguientes:

• Quiénes son los firmantes, actuales y futuros; además, si la propiedad tiene que ir asociada a la aceptación del protocolo.

• Cuál será el esquema de socios futuros, en función de las donaciones o testamentos de los socios actuales. Podemos encontrar familias que dejan las acciones a unos hijos y a otros los compensan con otros bienes, mientras que en otras familias todos serán socios por igual, independientemente de que trabajen o no en el negocio.

• Hasta qué punto se desea que la empresa siga siendo familiar, permitiendo la entrada de otros socios o evitando en la medida de lo posible la entrada de socios externos.

• Procedimiento que se debe seguir cuando alguien de la familia quiera dejar de ser socio y vender sus acciones.

• Cómo será el gobierno y qué personas estarán en el consejo.

• Quién es el líder y quién lo será en el futuro. Cuáles son las reglas de sucesión y de retiro en cada cargo.

• Actividades futuras de la empresa o del grupo familiar, así como la libertad que tengan o no los miembros de la familia para emprender otros negocios, en el sector o fuera de él.

• Posibilidad de los miembros de la familia de trabajar en la empresa y condiciones para hacerlo, incluyéndose la política retributiva en dinero y en especie (vehículos, casa, etc.), en función el cargo.

• Papel de los familiares políticos como socios, consejeros, directivos y empleados, pudiendo ser libre o estar prohibido totalmente.

• Delimitación del uso de los bienes de la empresa para fines particulares.

• Política de dividendos y préstamos a los socios.

• Reglas de funcionamiento del consejo de familia, donde se abordarán los aspectos puramente familiares que no tengan que ver con el ámbito empresarial.

• Etc.

La aprobación del protocolo familiar suele llevar aparejados cambios estatutarios en la sociedad, para que reflejen los pactos alcanzados. Un protocolo familiar es en gran medida un acto de buena fe de los firmantes y esa misma buena fe hace falta para que sirva como marco de conducta.